Cómo enviar correos electrónicos y obtener una respuesta inmediata

 

Como enviar correos electrónicos y obtener una respuesta inmediata. Los correos electrónicos son la mejor herramienta y la táctica más habitual que utilizan los comerciales para conseguir nuevas oportunidades de negocio. Tu objetivo es que destaquen a toda costa.

 

Si eres un comercial que envía correos electrónicos a sus clientes potenciales, estás compitiendo por la atención de personas con unas bandejas de entrada que nunca habían estado tan llenas. La comunicación virtual es ahora la comunicación «real», y estas dos tendencias clave hacen que te resulte más difícil destacar.  

En primer lugar encontramos una tendencia que The Economist denomina «Podría haber sido un correo electrónico», las reuniones son cada vez más cortas: un 20%. Las conversaciones que solían existir en las reuniones se están produciendo cada vez más en correos electrónicos.

En segundo lugar, ese mismo estudio muestra que se envían más correos electrónicos en la pandemia (un 5%), con más destinatarios de media (un 3%), y con más frecuencia fuera de horario (un 8%).

 

¿Cómo puedes destacar en este mar digital de correos electrónicos, y captar la atención de la gente mientras sus bandejas de entrada se desbordan? 

Asume que tus clientes tienen periodos de atención más cortos, y adecúa tu mensaje adecuadamente. 

Ryan Ott de Salesforce, dice que sus correos electrónicos mencionan sólo una o dos cosas importantes. Después aborda otros temas por teléfono. 

«Intento que sea más consumible y rápidamente digerible para el cliente, para que no abran el correo electrónico y digan simplemente: ‘Voy a volver a esto más tarde'», dijo.

Menos palabras no significa menos trabajo. Puede que tengas que pensar más en qué información o elementos de acción priorizar e incluir en los correos electrónicos, frente a qué contenido dejar para más tarde.  

Si tienes problemas para transmitir tu mensaje de forma clara, las plantillas pueden ayudarte a centrarte. Ott dice que a veces escribe una plantilla que retoca y personaliza en función de la persona a la que se dirige. También comparte esas plantillas con su equipo. 

Tu empresa o equipo también puede crear plantillas para ayudar a garantizar un mensaje coherente en torno a determinados productos o temas. Por ejemplo, hay ocasiones en las que una empresa puede querer sonar menos «comercial», y el uso de una plantilla puede ayudarte a conseguir el tono adecuado.

 

Programar reuniones directamente desde el correo electrónico

Al igual que no quieres que los clientes potenciales y actuales vean un correo electrónico largo y decidan revisarlo más tarde, para luego olvidarlo, tampoco quieres dificultar que deroguen el tiempo para programar una cita para hablar contigo. 

Las integraciones de correo electrónico y calendario facilitan la coordinación de las reuniones, ya que eliminan las idas y venidas sobre los horarios. Ott utiliza las funciones de integración con Gmail de Salesforce, que permiten a los destinatarios de los correos electrónicos aceptar su hora de reunión preferida con un solo clic directamente desde el correo electrónico. 

 

Envía mensajes a la hora correcta

Los correos electrónicos recibidos a destiempo quedan enterrados y olvidados. La programación de correos electrónicos -una función de la plataforma Salesforce- te permite elegir el momento futuro adecuado para enviar un correo electrónico, lo que mejora las posibilidades de recibir una respuesta. 

Sin embargo, el momento adecuado para enviar correos electrónicos no siempre es una respuesta sencilla. Depende de lo que tus clientes esperan de ti. 

«Algunas cuentas, quieren esa sensación de asesor de confianza, de gratificación instantánea», lo que significa que pueden disfrutar de respuestas inmediatas, «pero otras cuentas, quizá no tanto», dijo el jefe de producto de productividad e inteligencia artificial Austin Tam, cuyo equipo trabaja en las integraciones de productividad de Salesforce.

En este último caso, responder demasiado rápido -por ejemplo, un sábado por la noche- podría hacerte parecer demasiado ansioso. (Por no mencionar que a muchas personas no les gustan los correos electrónicos de trabajo en la noche o del fin de semana).  

Una buena regla general es que debes evitar los días de mucho trabajo. Tam dice que a menudo es mejor enviar un correo electrónico a mitad de semana, en lugar de los lunes. 

En última instancia, conoce tus cuentas. Quizá el mejor momento para algunos clientes sea cuando vuelven de comer, o cuando terminan su jornada. En cualquier caso, tu horario debe ser intencionado.

La sincronización también tiene que ver con la cadencia. Cuando no recibes respuesta de un cliente potencial, ¿cuánto tardas en hacer el seguimiento? Puedes probar diferentes cadencias para ver qué ritmo de comunicación consigue una mejor reacción. 

  

Almacena toda la información

Si envías un correo electrónico y no registras los datos en tu plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM), ¿te has comunicado realmente con esa cuenta? 

La información almacenada en los correos electrónicos puede acabar fácilmente aislada de otros datos relevantes. Cuando eso ocurre, los compañeros que trabajan en la misma cuenta pueden no tener visibilidad de tus comunicaciones con el cliente y encontrarse con un conjunto de información diferente. Como resultado, pueden hacer suposiciones diferentes, lo que puede llevar a la confusión y al conflicto dentro de un equipo. 

Salesforce registra automáticamente los envíos de correo electrónico, para que tú no tengas que hacerlo. Una integración ampliada con Gmail permite ver automáticamente cómo el contenido de un correo electrónico se conecta con la información existente del cliente en Salesforce.

 

Encuentra el equilibrio

A fin de cuentas, el compromiso con el correo electrónico en la era de la COVID-19 tiene que ver con el equilibrio. Con tanta gente trabajando a distancia, la sobrecarga de información digital y el cansancio de la pantalla provocan un estrés importante. Para tener éxito con los clientes y prospectos en este entorno, tienes que comunicarte de forma reflexiva.

Sé intencionado sobre qué correos electrónicos envías, con la frecuencia y el tiempo. Equilibra tu esfuerzo con una petición razonable. Y haz que sea fácil para la gente pasar al siguiente paso. 

Cuando responder sea fácil, es más probable que los clientes y prospectos lo hagan. Y ese es un paso pequeño, pero crucial, para construir una relación fuerte y duradera.

 

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