Optimización de costes de Sistemas: una tarea en continua evolución

Durante mi experiencia de más de 10 años al frente de un departamento de informática, uno de los aspectos que más pude desarrollar fue la consecución continua de los costes óptimos para los sistemas de la empresa sin que por ello se sacrificara ni en calidad ni en productividad.

Uno de los principales motivos por los que los costes de los sistemas eran óptimos es porque esta era una de las principales funciones de la compañía, los clientes eran los mismos socios de la empresa y anualmente nos comparábamos con la competencia para que nuestros costes fuesen siempre inferiores: era una empresa de costes.

Por este motivo, con mi experiencia, puedo aportar una serie de directrices que pueden ser de utilidad para cualquier departamento de sistemas, tanto para una empresa pequeña como para una multinacional.

Resumiré las directrices en cuatro grandes bloques:

Equipo:

que conozcan el negocio y esto se consigue con experiencia adquirida externamente y posteriormente ampliada con años en la empresa.
Con una formación de base en sistemas medios o superiores debe ser un requisito. Buscar bien, el más caro no es el más bueno. El tiempo de selección no debe escatimarse.
Con afán por superarse, servicio al cliente, afán por incrementar continuamente su conocimiento. Y muy importante: deben ser personas meticulosas, preocupadas por las cosas bien hechas: los sistemas son una herramienta muy crítica para una empresa.
Rotación: muy importante, traer sangre fresca, con experiencia en otras empresas que pueda aportar valor, sin por ello cargarnos todos los recursos que conozcan el negocio. Esto también nos permite optimizar los costes de nuestro equipo.
No permitir que el equipo se vuelva enquilosado, en cuyo caso hay que empezar a pensar en renovarlo, nunca de golpe, sino paulatinamente, pues el conocimiento del negocio lo tienen que soportar varias personas y de este modo, los “apalancados” deberán marcharse.

Infraestructura:

La justa, revisarla cada año, buscar las nuevas tendencias del mercado e intentar aplicarlas ni muy temprano (cuando aún nadie lo ha hecho: no somos conejitos de indias) ni muy tarde (cuando todo el mundo ya se ha pasado y ya se está hablando de nuevas tecnologías, pues tarde o temprano lo pagaremos con falta de servicio).
En algunos casos puede ser interesante realizar pruebas con nuevos equipos para ver sus bondades montando pequeños laboratorios. No siempre tenemos el equipo ni el tiempo, pero si va a ser uno de los proyectos a medio plazo, esta fase de investigación no debe nunca obviarse.
Hasta ahora hablábamos de virtualización, pero cada vez más estamos hablando de infraestructura en la nube, tal vez para algunas soluciones todavía está inmaduro, pero el equipo de sistemas no debe perder de vista la evolución de esta nueva solución de infraestructura y utilizarla en aquellas necesidades menos críticas tal como testing puesto que son más económicas y cuando decidamos utilizarlas no solo el mercado habrá madurado sino también nuestros conocimientos y experiencias.

Portafolio de aplicaciones:

Se deben revisar periódicamente, los sistemas con más de cinco años en uso son obsoletos puesto que implican que soportan procesos antiguos, se deben revisar, realizar reingenierías, plantearse nuevos aplicativos que los soporten, más estándares, con funciones más optimizadas, maneras de operar nuevas, más modernas, más flexibles, que nos aporten una visión que no disponemos internamente.
Eliminar aplicaciones con poco uso que no aporten valor.
Si pensamos en que ya tenemos compradas las licencias y por tanto hay que amortizarlo estamos cerrando los ojos a nuevas aplicaciones que implican una inversión pero pueden tener un ROI muy rápido porque nos haga reducir los costes o porque nos aporte nuevas funcionalidades para el negocio que permita ampliarlo y ganar clientes y servicios.
Los nuevos aplicativos en la nube vienen con un montón de funcionalidades de las que ni siquiera habíamos pensado pero que nos pueden aportar grandes ventajas tanto en costes, operativa, recursos, … Y sobre todo son de fácil implementación!!

Soporte:

El justo y óptimo, externalizado si no aporta valor, pero controlado tanto en costes como en servicios. Si no tenemos recursos para controlarlos, utilizar una vez al año alguna empresa que haga una auditoría a nuestros proveedores de servicio para asegurar la calidad.
Exigir SLAs factibles a la medida de nuestras necesidades tanto en plazos de respuesta como de resolución para cada categoría de incidencia que definamos.

Nuevos proyectos:

Ni la consultora más cara, ni más grande, ni con más prestigio es la más buena ni nos va a garantizar que nuestro proyecto va a ser el mejor. Quien debe involucrarse es el equipo de la empresa. Una buena dirección de proyectos por parte de la empresa no va a necesitar una consultoría externa cara ni excesiva, al contrario, nos permitirá tener una visión amplia del proyecto y por tanto nos ayudará a calcular los costes para que no nos vengan con propuestas desorbitadas e injustificadas.
Es importante un seguimiento continuo de los proyectos para evitar desviaciones de costes y de tiempos, pero sobre todo, definir el alcance al máximo antes de empezar a pedir presupuestos a nuestros proveedores.
Buscar siempre proveedores nuevos en proyectos nuevos además de los que ya tenemos, nos podemos llevar sorpresas gratas en precios y en servicios…

Finalmente, la directriz más importante es que cada año hay que empezar de cero, volver a revisar los costes y ponerlos en cuestión partida por partida, puesto que con los continuos avances tecnológicos, lo que un año puede parecernos que está optimizado al año siguiente puede ser caro, obsoleto, inútil o no operativo.